Bürogebäude nicht nutzbar – und jetzt?

Für ein funktionierendes Unternehmen ist es unabdingbar, dass die Büros genutzt werden können. Allerdings gibt es im Alltag zahllose Möglichkeiten, warum genau das verunmöglicht wird. Vielleicht platzt der Fertigstellungstermin eines neuen Gebäudes, weil die Handwerker nicht rechtzeitig fertig werden, während gleichzeitig der Mietvertrag für die zuvor genutzte Immobilie ausläuft. Vielleicht gibt es Einbruchschäden, Vandalismus oder höhere Gewalt in Form von Bränden, Wasser- oder Unwetterschäden. Egal was der exakte Grund dafür ist, in solchen Momenten kann das Überleben des gesamten Unternehmens davon abhängen, dass zeitnah Ausweichmöglichkeiten gefunden und genutzt werden können. Davon gibt es mittlerweile zum Glück mehrere; der folgende Artikel stellt die drei wichtigsten von ihnen vor.

Egal ob Großbrand oder geplatzter Firmenumzug: Wenn die Büros nicht genutzt werden können, müssen schnellstens Alternativen her. (pixabay.com © Kollinger)

1. Home-Office

Eine Tatsache: Egal um welche Tätigkeit innerhalb der Büroarbeit es sich auch handelt, praktisch nichts davon ist in der heutigen Zeit mehr an die physische Anwesenheit der Ausführenden im Büro oder überhaupt die Anwesenheit eines Bürogebäudes geknüpft. Für alles zwischen Absprachen und dem Erstellen von Zwischenbilanzen gibt es heute dank den Möglichkeiten des Internets sowie entsprechender Softwares genügend Optionen, dies auch von zuhause aus zu erledigen.

Wie nicht zuletzt die Notwendigkeiten der Lockdowns erst jüngst eindrücklich bewiesen, basieren konträre Ansichten in aller Regel nur darauf, dass diese Optionen (noch) bei den entscheidenden Personen nicht bekannt sind oder diese schlicht unwillig sind, diese als funktional zu akzeptieren. Anders formuliert: Viele denken bloß, dass bei ihnen im Unternehmen Home Office keine Option sei, weil sie dem Thema ablehnend gegenüberstehen; mitunter aus Sorge vor Kontrollverlust.

In einem Szenario wie dem hier genannten, wo es jedoch schlicht nicht möglich ist, das normale Bürogebäude auch nur teilweise zu nutzen, gelten derartige Ausreden nicht – so sehr sie im Normalbetrieb teilweise vielleicht auch ihre Berechtigung haben mögen. Wenn das Überleben des Unternehmens auf dem Spiel steht, sollten derartige Befindlichkeiten keine größere Rolle spielen.

Das bedeutet:
 

1. Es muss schnellstmöglich eruiert werden, wer aus dem Team keinerlei Möglichkeiten hätte, von zuhause aus zu arbeiten – beispielsweise, weil er sich selbst gerade in der Umzugsphase befindet. Für solches Personal muss zuvorderst Abhilfe gefunden werden – und sei es dadurch, dass diese für diese Phase bei anderen Kollegen zuhause arbeiten können.
2. Das in der Firma vorhandene Equipment muss so aufgeteilt werden, dass jeder die notwendigen Dinge hat – private Büroausrüstung, etwa Drucker, darf nicht als Asset angesehen werden, weil es keine rechtliche Handhabe gibt, deren Nutzung für berufliche Zwecke vorzuschreiben; es kann lediglich darum gebeten werden, gegebenenfalls mit Hilfe einer finanziellen Entschädigung.
3.  Es müssen, vor allem im Bereich der IT, verbindliche Lösungen gefunden werden, damit alle Teammitglieder die gleichen Kommunikationswege und Arbeitsmöglichkeiten nutzen. Das betrifft vor allem die nötigen Programme. Zudem müssen alle Mitarbeiter die nötigen Kontaktadressen haben, um bei Problemen Ansprechpartner zu finden.

Abermals zeigten die Lockdowns hier eindrücklich, dass die allerersten Tage zwar oft holprig bis chaotisch verlaufen, sich aber dann in aller Regel rasch eine funktionale, wenngleich natürlich etwas provisorische, Routine einstellt.

Tipp 1: Um einen möglichst reibungslosen Übergang zu gewährleisten, tun Entscheider sehr gut daran, in guten Zeiten einen ausführlichen Notfallplan für eine solche Situation zu erstellen, aus dem die wichtigsten Informationen hervorgehen; er kann die holprige Übergangsphase ganz erheblich abmildern.

Tipp 2: Wenige Pläne überstehen den Ernstfall unbeschadet. Sinnvoll ist es deshalb, wenn alle Mitarbeiter mehrmals im Jahr von zuhause aus arbeiten, damit Schwachstellen in der Planung aufgedeckt werden und diese Arbeitsform zumindest näherungsweise bekannt ist.

2. Mobile Mietgebäude

Reguläre Büroarbeit kann eigentlich vollständig im Home-Office stattfinden. Jedoch gibt es natürlich Ausnahmen. Etwa in Firmen, in denen das Funktionieren stark auf niedrigschwelliger Vor-Ort Kommunikation basiert oder die Gerätschaften benötigen, die sich schlichtweg nicht auf einfache Weisen in Privatheime verbringen lassen. In solchen Fällen bedingt die Situation, dass ein echtes Ausweichquartier als Büro vorhanden sein muss.

Ein solches findet sich in Form von mobilen Mietgebäuden. Dabei handelt es sich um hochflexible und technisch ausgestattete Elemente, die angemietet und dann nach dem Modulprinzip vor Ort aufgebaut werden. Natürlich bedingt diese Vorgehensweise, dass es einen Aufstellungsort gibt; allerdings kann das bereits der Parkplatz des eigentlichen, aktuell nicht nutzbaren Firmengebäudes sein.

Der Vorteil liegt hier darin, dass diese Gebäude, so sehr sie sich vielleicht auch vom regulären Arbeitsplatz unterscheiden mögen, eine praktisch ähnliche Arbeitsweise ermöglichen. Es gibt ebenso verschiedene Büros wie die Möglichkeit besteht, Konferenzräume zu benutzen – und wenn die Mietgebäude dicht beim Firmenstandort aufgestellt werden können, ist auch der temporäre Umzug der Infrastruktur vergleichsweise leicht zu bewerkstelligen.

Tipp: Sollte das Unternehmen keinen ausreichenden Platz besitzen, um mobile Mietgebäude aufzustellen, gibt es vielleicht im unmittelbaren Bereich bei anderen Firmen die Option – in Notlagen werden häufig sogar Konkurrenten zu Helfern; oft steht davor nur eine simple Frage. Mit Hinblick auf Arbeitsplatzsicherheiten kann vielleicht auch die Kommune Ausweichplätze offerieren.

3. Coworking Spaces

Für größere Unternehmen mit vielen Dutzenden oder noch mehr Angestellten fällt dieser Lösungsweg in aller Regel aus Platzmangel aus. Dafür jedoch ist er eine tragfähige Alternative für kleinere Unternehmungen bzw. Abteilungen – vor allem dann, wenn diese zumindest halbwegs urban angesiedelt sind.

Denn Tatsache ist, dass sich mit dem Aufblühen des digitalen Gründergedankens und den Veränderungen der Arbeitswelt in jüngster Vergangenheit zahllose Möglichkeiten aufgetan haben, auch das Thema Arbeitsort anders anzugehen – Home-Office ist nur eine Möglichkeit davon, die zweite sind Coworking Spaces.

Letztlich handelt es sich dabei um sehr kurzfristig anzumietende Räume, von denen sich mittlerweile in jedem Bundesland gleich mehrere finden. Sie sind dadurch gekennzeichnet, dass es sich um große Immobilien handelt, die oftmals zusätzlich in anmietbare „Zellen“ unterteilt sind. 

In jedem Fall sind Coworking Spaces bereits mit sämtlichen grundlegenden Techniken ausgestattet, die es für funktionierende Büroarbeit benötigt – und bieten oftmals auch darüber hinaus weitere Ausstattungsmerkmale an. Dabei sind diese Räume durch ihre Natur vollumfänglich darauf ausgerichtet, dass hierin wechselnde Personenkreise mit unterschiedlichsten Aufgabenfeldern rasch und effektiv ihre Arbeit aufnehmen können.

Überdies sind die Preiskonzepte in aller Regel so kurzfristig gestaffelt, dass sie sogar stundenweises Mieten ermöglichen. Damit wird Coworking zum sicheren Ausweichquartier für kleinere Unternehmen, kann aber auch beispielsweise beim Home-Office unterstützende in die Planung einbezogen werden – etwa, wenn sich bestimmte Aufgabengebiete nicht ohne persönliche Meetings zufriedenstellend erledigen lassen.

Tipp: In Form sogenannter Fab Labs hat sich das Konzept mittlerweile auch für einen handwerklichen Bereich etabliert, der mit vielen notwendigen Maschinen ausgestattet ist; allerdings sind diese besonderen Coworking Spaces wesentlich dünner gesät.

Zusammengefasst: Egal warum ein Bürogebäude aktuell nicht genutzt werden kann, es muss keine Zwangspause und darüber womöglich das Firmen-Aus bedeuten. Bloß sollten Verantwortliche sich mit diesem wichtigen Thema niemals erst dann beschäftigen, wenn es akut wird – Feuerlöscher schafft man schließlich auch nicht erst an, wenn es bereits brennt.