Die meisten Eigentümergemeinschaften nutzen eine Hausverwaltung um alle Angelegenheiten die das Eigentum betreffen an neutraler Stelle zu verwalten. Die Hausverwaltung ist dann für die Aufbewahrung von Unterlagen wie Rechnungen, Kontoauszüge der Rücklagen usw. verantwortlich. Es gilt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Doch auch nach Ablauf der zehn Jahresfrist darf eine Hausverwaltung nicht einfach die Unterlagen einer WEG entsorgen. Die Unterlagen sind Eigentum der WEG und müssen deshalb entweder weiter aufbewahrt werden oder der Gemeinschaft übergeben werden. Der Verbraucherschutzverein wohnen im Eigentum e.V. empfiehlt daher, dass im Verwaltervertrag festgehalten wird, dass die Aufbewahrung von Unterlagen in der Eigentümerversammlung beschlossen wird. Protokolle der Eigentümerversammlung müssen ohnehin dauerhaft aufbewahrt werden, hier gilt keine zehn Jahres Frist. Beschlüsse der Versammlung sind nämlich auch über die Dauer von zehn Jahren gültig und müssen unter Umständen noch einmal eingesehen werden.