Probleme mit der Hausverwaltung vermeiden

Veruntreuungen von Mietkautionen durch die Hausverwaltung sorgen immer wieder für Schlagzeilen. Am 14. März 2014 wurde der Manager einer Berliner Hausverwaltung vor einem Moabiter Schöffegericht verurteilt. Er hatte Mietkautionen in einer Höhe von 200.000 Euro veruntreut und für private Ausgaben genutzt. Da er das Geld, nachdem der Fall aufgeflogen war, zurückgezahlt hatte, kam er mit einer milden Strafe von 18 Monaten auf Bewährung aus.

Doch nicht immer können veruntreute Gelder wieder zurückgzahlt werden. Der Fall zeigt daher, wie wichtig es ist, die Arbeit der Hausverwaltung regelmäßig zu überprüfen, Gelder auf sicheren Konten aufzubewahren und Zahlungen durch mehrere Personen zu veranlassen. Zwar befanden sich die Kautionen im Berliner Fall auf einem Treuhandkonto, der Manager konnte sie aber auf private Konten überweisen. Dies sollte man vermeiden, um einer Veruntreuung vorzubeugen. Nur eine strikte personelle Trennung zwischen Auftragsvergabe, Überweisung, Überweisungsfreigabe sowie Abrechnung des Zahlungsverkehrs garantiert höchstmögliche Sicherheit bei Geldfragen. Durch eine bargeldlose Zahlung mit dem Vier- Augen-Prinzip wird ebenfalls größtmögliche Sicherheit und Transparenz gewährleistet.

Aber nicht nur die sichere Aufbewahrung von Mietkautionen und anderen Geldern, sondern auch weitere Pflichten und Rechte von Haus- und Immobilienverwaltung sollten Hausbesitzer genau kennen, bevor sie Verwaltungsverträge abschließen. Eine ordentliche Fachliteratur informiert Mieter und Hausbesitzer über ihre Möglichkeiten und den Pflichten der Hausverwaltung. Die Hausverwaltung muss sich wiederum über die aktuelle Rechtsprechung in Mietfragen und anderen Angelegenheiten informieren. Eine entsprechende Fachliteratur ist hier stets auf dem aktuellen Stand zu halten.

Die Hausverwaltung dient nicht nur als Mittler zwischen Vermietern und Mietern und kann Mietverträge abschließen sowie anpassen, sondern ist auch Verhandlungs- und Ansprechpartner für Wartungsfirmen, Handwerker, Architekten, Energieversorger, Versicherungen und Banken. Neben dem Einziehen von Mieten, Heiz- und Nebenkosten, schreibt sie auch Abrechnungen und veranlasst gegebenenfalls Reparaturen und Hausmeisterdienste.

In Abstimmung mit dem Hausbesitzer können Immobilien aber überwacht und saniert werden. Grundlage dafür sind in der Regel abgestimmte Verwaltungs-, aber auch Entwicklungsvorgaben, die Immobilien möglichst rentabel nutzen. Von erfahrenen Hausverwaltungen können individuelle Sanierungs- bzw. Zukunftspläne unter Berücksichtigung steuerlicher sowie energetischer Vorteile erstellt und damit die Immobilie möglichst gewinnbringend gestaltet werden.

In der Hausverwaltung spezialisierte Agenturen bieten dabei auch hauseigenen Architekten, die kompetent und effizient in allen baulichen Fragen beraten und technische Fragen klären. Sie üerwachen auch alle Maßnahmen der Instandhaltung und Instandsetzung. Neben der technischen Kontrolle am Gemeinschaftseigentum und Sofortmaßnahmen bei Schäden planen sie langfristige Instandhaltungsmaßnahmen und betreuen Sanierungen. Um Hausbesitzern, aber auch Mietern eine gute Kontrolle über die umfassende Arbeit der Hausverwaltung zu garantieren, ist der Einsatz von hochwertiger Software empfehlenswert. Gerade bei größeren Immobilien oder Immobilienkomplexen werden mithilfe dieser Software einzelne Kostenpunkte für Mieteinnahmen, Nebenkosten, Reparaturen sowie weitere Ausgaben und Einnahmen ganz genau aufgeschlüsselt und sind so besser kontrollierbar. Die Verwaltungssoftware für Immobilien von Haufe kann man an dieser Stelle als umfangreiche Komplettlösung nennen. Eine auf die Immobilienwirtschaft zugeschnittene EDV-Software bietet übersichtliche und gut nachvollziehbare Abrechnungen und Auswertungen für alle Beteiligten und hilft so Veruntreuungen zu vermeiden. Fälle, wie der oben genannte, sind damit kaum möglich.